Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych dla tej strony i usług własnych TakSłucham.pl jest Jan Krajnak, prowadzący działalność pod marką TakSłucham.pl.

• E-mail: kontakt@takslucham.pl
• Adres: 769/2, PL-34-604 Przyszowa, Polska
• NIP: 7343609750

TakSłucham.pl i Klientify.me są usługami powiązanymi, oferowanymi przez tego samego usługodawcę. TakSłucham.pl jest co do zasady usługą voice-agentową, a szersze moduły panelowe, bookingowe lub workflow mogą być realizowane w Klientify.me albo uruchamiane odrębnie.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy procesorem

W odniesieniu do odwiedzających stronę, formularzy kontaktowych, demo i korespondencji co do zasady działamy jako administrator danych. Standardowy model TakSłucham.pl ma charakter voice-agentowy i nie zakłada odrębnego dashboardu klienta ani własnej bazy danych operacyjnych utrzymywanej przez nas dla każdego wdrożenia.

• Gdy obsługujemy dane klientów końcowych naszych klientów biznesowych, zwykle działamy jako podmiot przetwarzający albo dalszy podmiot przetwarzający.
• W takich przypadkach głównym administratorem danych pozostaje nasz klient biznesowy, a my przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi.
• Jeżeli TakSłucham.pl działa razem z Klientify.me, role stron i zakres przetwarzania doprecyzowują dokumenty umowne oraz DPA dla klienta B2B.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w celu świadczenia usług voice AI, obsługi połączeń, zapytań, prezentacji demo, konfiguracji agenta, komunikacji z klientem, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom oraz realizacji obowiązków prawnych. Funkcje rezerwacji, powiadomień lub dodatkowych workflow mogą występować tylko wtedy, gdy zostały osobno uzgodnione i uruchomione.

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda, jeżeli jest wymagana
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki prawne, np. księgowe lub podatkowe
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz uzasadniony interes, np. bezpieczeństwo, obrona roszczeń, obsługa zgłoszeń, rozwój usługi

4. Rodzaje przetwarzanych danych

Zakres danych zależy od tego, czy kontaktujesz się z nami, korzystasz z demo, wypełniasz formularz kontaktowy, czy jesteś rozmówcą klienta korzystającego z TakSłucham.pl. Dla standardowego wdrożenia punktem styku z usługą jest przede wszystkim rozmowa z voice agentem.

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu
• dane biznesowe i konfiguracyjne przekazywane przez klientów korzystających z usługi
• dane dotyczące połączeń, zgłoszeń i komunikacji z klientem końcowym, a także rezerwacji tylko jeśli dana konfiguracja je obejmuje
• nagrania, transkrypcje, podsumowania rozmów i notatki operacyjne - tylko jeśli dana konfiguracja je obejmuje
• dane techniczne, logi bezpieczeństwa, adres IP, identyfikatory urządzeń i informacje o użyciu strony lub aplikacji
• informacje o zgodach, preferencjach cookie i historii kontaktu z nami

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Korzystamy z wybranych dostawców technologicznych, którzy wspierają świadczenie usługi. Lista poniżej ma charakter praktyczny i odzwierciedla aktualny stan wdrożenia w tym repozytorium.

Aktualną listę podmiotów przetwarzających, informacje o DPA i transferach udostępniamy klientom B2B w dokumentacji umownej lub na uzasadnione żądanie.

6. AI, rozmowy, nagrania i integracje

TakSłucham.pl jest przede wszystkim usługą voice-agentową wspierającą obsługę połączeń, transkrypcji i podsumowań. Nie każda konfiguracja wykorzystuje nagrania, rezerwacje, powiadomienia lub integracje z innymi systemami.

• Nagrywanie rozmów, przechowywanie transkrypcji i generowanie podsumowań powinno być włączane tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna i uzasadniony cel operacyjny.
• Nie wykorzystujemy danych powierzonych przez klientów do trenowania własnych modeli AI ani do budowy własnych modeli ogólnego przeznaczenia.
• Jeżeli klient korzysta równolegle z TakSłucham.pl i Klientify.me, dane mogą przepływać między tymi usługami wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi połączeń, kontaktu i uzgodnionego workflow klienta.

7. Okres przechowywania danych

Nie przechowujemy danych dłużej niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.

• dane dotyczące zapytań, formularzy kontaktowych i demo - przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz ewentualnej obrony roszczeń
• dane klientów biznesowych i dane konfiguracyjne wdrożenia - przez czas trwania relacji umownej oraz ograniczony okres potrzebny do rozliczeń, bezpieczeństwa i obrony roszczeń
• dane klientów końcowych przetwarzane dla naszych klientów - zgodnie z instrukcjami klienta, konfiguracją usługi i uzgodnioną retencją
• dane księgowe i rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami prawa
• logi techniczne i bezpieczeństwa - przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, przeciwdziałaniem nadużyciom i stabilnością usługi

8. Transfery poza EOG

Część naszych dostawców technologicznych może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach opieramy się na odpowiednich mechanizmach transferowych, takich jak decyzje o adekwatności, standardowe klauzule umowne albo inna zgodna z prawem podstawa transferu.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:

• kontrolę dostępu i uprawnień
• szyfrowanie transmisji
• logowanie zdarzeń i monitorowanie bezpieczeństwa
• backup i procedury odtwarzania
• zasadę minimalnego dostępu i potrzebę wiedzy
• procedury obsługi incydentów i naruszeń

10. Twoje prawa

Osobie, której dane dotyczą, przysługują w odpowiednich przypadkach następujące prawa:

• prawo dostępu do danych
• prawo do sprostowania danych
• prawo do usunięcia danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania
• prawo do przenoszenia danych
• prawo do sprzeciwu
• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie
• prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO

11. Pliki cookie i podobne technologie

Korzystamy z plików cookie i podobnych technologii tylko w zakresie potrzebnym do działania serwisu, zapamiętywania preferencji oraz - po uzyskaniu zgody - analityki lub marketingu.

Szczegółowe informacje o plikach cookie znajdziesz w naszej Polityce Cookie.

12. Kontakt i skarga do organu nadzorczego

W sprawach dotyczących prywatności, żądań dot. danych osobowych i naruszeń ochrony danych możesz skontaktować się z nami pod adresem kontakt@takslucham.pl. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.